Digitale uittreksels van diploma’s per mail opsturen voor een verzoek tot beëdiging.
Tot nu toe is het bij een verzoek tot beëdiging vereist om bij de raad van de orde de originele doctoraalbul of Bachelorbul & Masterbul in persoon te tonen opdat de echtheid van de bul gecontroleerd kan worden. Inmiddels kan door de verzoeker een overzicht van de behaalde diploma’s worden geraadpleegd in het diplomaregister van de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) en kan een digitaal uittreksel worden gedownload. In plaats van het in persoon te tonen van de behaalde diploma’s dient de verzoeker nu een digitaal uittreksel van de behaalde diploma(‘s) uit het diplomaregister van DUO te downloaden en dat uittreksel vervolgens te sturen naar rekest@aova.nl. De raad van de orde kan dan zelf de juistheid verifiëren. Door deze digitale werkwijze is het niet meer nodig om het rekest in persoon in te dienen bij de raad.
Om een digitaal uittreksel te kunnen downloaden dient de verzoeker in te loggen op de site van DUO (www.duo.nl) met een DigiD met sms-controle. Onder ‘Diplomaregister’ en vervolgens ‘Mijn diploma’s’ is een overzicht te vinden van de behaalde diploma’s en kan een uittreksel worden gedownload. Naast het per e-mail versturen van het digitale uittreksel uit het diplomaregister van DUO dienen nog steeds, met het verzoekschrift tot beëdiging, kopieën van de originele bul(len), cijferlijsten en – indien van toepassing – de originele civiel effect verklaring te worden verstuurd naar de raad van de orde.
Indien het niet mogelijk is om een uittreksel te downloaden, hetgeen in ieder geval geldt voor diploma’s behaald vóór 1996, moet het rekest wel in persoon ingediend worden bij de raad waarbij de originele bul getoond moet worden.
Aandachtspunt DUO uittreksel
Het uittreksel dat gedownload wordt via het diplomaregister van DUO dient voorzien te zijn van een blauwe balk met daarin de tekst dat het uittreksel gecertificeerd isdoor het diplomaregister – het uittreksel kan dan worden verstuurd naar rekest@aova.nl
Indien de blauwe balk & tekst dat het uittreksel gecertificeerd is niet verschijnen:
In de meeste gevallen ‘accepteert’ Adobe Reader het uittreksel automatisch als het voor de eerste keer wordt geopend. Adobe geeft na het openen de melding dat een lijst met vertrouwde certificaten gedownload kan worden. Als dan op OK wordt gedrukt, dan verschijnt de blauwe balk waarin wordt aangegeven dat het certificaat is geaccepteerd. De tekst “Gecertificeerd door Diplomaregister diplomaregister@duo.nl … ” verschijnt dan in de blauwe balk.
In sommige gevallen accepteert Adobe Reader het uittreksel echter niet automatisch. Vaak is het dan praktisch om het uittreksel even te downloaden en versturen via een andere locatie (bijvoorbeeld thuis) - dan verschijnt de blauwe balk / tekst dat het uittreksel gecertificeerd is meestal wel.
Het uittreksel kan ook handmatig worden geaccepteerd. Op de website van DUO is een PDF document te downloaden met de stappen die dan gevolgd moeten worden:
https://duo.nl/particulieren/diplomas/over-mijn-diploma/uittreksel-diplomagegevens-maken.asp
(Zie: ‘U bent werkgever’ en dan het document ‘Controle echtheidskenmerken uittreksel uit het diplomaregister’ – op pagina 7 van het PDF document is de uitleg te vinden.)
